残業を抑えるには、単位時間当たりの生産性を向上させよう

2018年1月21日

ライフ・ワークバランスという言葉があるように、仕事はできれば定時で終えて帰りたいというのは社会人なら誰しも思うことです。
そうでなければ職場と家を往復するだけになり、味気ない生活になってしまいますからね。
きちんと自分の趣味、家族と過ごすための時間を少しでも多くとるには、残業時間はできる限り少なく抑えたいものです。

そこで考えられるのが、単位時間当たりの仕事の生産性向上を図ることです。
仕事ができる人、というのは時間の管理、仕事への取り組み方が大変うまく、人よりも早く仕事をこなしていきます。
ここでは、生産性向上の秘訣について、考察していきます。

生産性を向上させる方法はいろいろと考えられますが、今回は以下の点を挙げていきます。
・タイピング速度を向上させる
・一日毎に、業務を効率化する方法を考える
・仕事の順序を考える

以降では、上記の3つの項目について詳細を説明していきます。

タイピング速度を向上させる

パソコンを扱う仕事の場合は、必須です。
意外と軽視されがちなのですが、タイピングが遅いと生産性の面でデメリットが多いのです。
プログラマーなら、プログラムを作るのが遅くなりますし、仕様書を作り時間もかかります。
また、トライ&エラーの仕事を行う場合は、回数をこなすことが前提になるため、タイピングの速さがそのまま作業のスピードに繋がります。

では、タイピング速度を上昇させるにはどうすれば良いのか。
タイピング速度を向上させるためのソフトは、インターネット上を探せば無料で配布されているものが割と見つかるはずです。
ちなみに私は「mikatype」というソフトウェアを使って練習していました。
各キーボードのボタンを、左右どちらのどの指で押すのがベストか等、基本から入ります。
慣れたら、基本的な単語を一定時間にどれぐらい打つことができるか、実力が付いたか確認するモードもあります。

タイピングにどれだけの時間が必要なのかというと、1秒間に5文字程、入力ミスも考慮するともう少し時間がかかりますから、1秒間に10文字ぐらいが目安ですね。
これぐらいあれば、タイピングの資格試験でも最高評価になるそうです。

一日毎に、業務を効率化する方法を考える

どんな小さいことでも、例え数秒間でも構いません。
一日一日で、業務をより効率良く行うことを考えましょう。
塵もつもれば山となるです。仮に10秒ぐらいの効率化であっても、1年も続ければ1時間作業を早めることができます。
私が考え付いた方法以下のものです。
・よく使う作業フォルダはデスクトップ上にショートカットとしてまとめておく
・ショートカットキーを覚える。
 (例:Windowsキー + Dで、表示中のWindowを全て最小化する、
 Windowsキー + Lでログアウト)

上記のものは一例で、他にも多くの方法があります。
これらを続けていくことで、作業スピードを早めることができるでしょう。

仕事の順序を考える

仕事の順番を工夫することでも作業効率を改善することができます。

(1) 同じ種類の仕事を続けてやる
人間の脳は、必要な情報を取り出すのに時間がかかります。
そのため、同じ記憶情報を使ってできる仕事を連続してやった方が、違う仕事を1回1回思い出しながらやるより効率は断然良くなります。
例えば、数件の不具合修正を依頼されたとします。その中で、不明な点が出てきました。
ここで不明な点を後回しにして、次の不具合修正の項目に手を付けたとします。
その後、前の項目に改めて戻ってきて対応しようとすると、自分がどこまで作業を行ったか、何故疑問を感じたのか、思い出す時間が必要になります。
よって、不明点が出て来たら放置せず、解決してから次の項目に進んだ方が効率が良いです。

(2) 手戻りが少なくなるように組み合わせる
例えば、設計してからプログラムの作成を行うとします。設計時に要求定義等で不明な点があったとします。
この不明点を質問し、その回答が返ってくるまでの間は、別の項目から取り組んだ方が良いでしょう。
もし、回答が返ってくるまでの間に自己判断した部分と、回答内容が違っていた場合は手戻りが発生し、時間が余分にかかってしまいます。

また、作業前に調査を先に実施して不明点を極力減らしてから作業に取り掛かるようにすれば劇的に手戻りは減ります。
スケジュールを組み立てる際にも予想外のことで作業が止まることが減るため、正確なスケジュールを出しやすくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
恐らく一つ一つの内容は地味に感じられるかもしれません。
しかし、作業効率を良くするとは、結局はそういう地道な努力の積み重ねにこそあります。
また、スケジュールを立てやすくなったり、作業の精度を高める効果も付いてきます。
継続して生産性を向上させることはいろいろなメリットに繋がるので、時間に余裕ができたとき等に是非とも考えてみましょう。

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